Dijital Arşiv

Sayısallaştırılması... Belgelerin kâğıtsız ortamda yönetilmesi... Sayısal ortamda saklanması işlemlerini kapsar..

Fiziksel ortamda üretilen ve kurum arşivinde saklanan belgelerin, güvenli bir şekilde en son teknolojiyi kullanarak;

  • Sayısallaştırılması...
  • Belgelerin kâğıtsız ortamda yönetilmesi...
  • Sayısal ortamda saklanması işlemlerini kapsar...

Dijital Arşiv sürecinden önce yapılması gereken en önemli aşama , arşivlerin düzenlenmiş olmasıdır.
Yasal saklama sürelerini doldurmuş olan dosyaların ayıklanması ve imha öncesi listelerinin çıkarılması gerekmektedir.
Saklama sürelerini doldurmuş olan dosyaların taranması,  kaynak israfına yol açmaktadır.

Dijital Arşivde temel unsur belgedir. Onaylanmış ve resmi belge hüviyetine kavuşmuş olan belgelerin sayısallaştırılması gerekir.
Belgelerin yapılandırılması; belge içeriğine bağlı olarak nitelenmesi, erişim noktaları olabilecek (belge adı, belge tarihi, ada, pafta, parsel,geldiği yer ve gittiği yer  vb.) verileri elde edip bu verilerden bir veritabanı (database) oluşturulması gerekmektedir.

DİJİTAL ARŞİV PROJESİ İLE AMAÇLANAN İSE;

  • Arşiv belgelerinin çoklu kullanıma sunulması...
  • Elektronik ortamda belgeye tek noktadan ve hızlı bir şekilde erişimin sağlanması...
  • Dosya ve belgelerin yıpranmasının önüne geçilmesi...
  • Müşteriye ve vatandaşa kaliteli ve hızlı hizmetin sunulması...
  • Yetkisi olmayanların dosyaya ve bilgiye erişiminin engellenmesi ve belge mahremiyetinin korunması...
  • Zaman ve mekân tasarrufunun sağlanması vb. faydalar sağlayacaktır...

Konu ile ilgilenen her bir birim veya personel ilgili işe ait gölge dosya oluşturmakta ve işlemleri gölge dosya üzerinden takip etmektedir.
Dijital Arşiv Projesi süreci ile gölge dosya oluşturulmasına son verilmiş olacak ve yetkileri kapsamında ilgili personeller, dijital arşiv ortamında çalışma imkânına kavuşacaklardır.

DİJİTAL ARŞİV OTOMASYONUMUZ İLE ARŞİVİNİZ DAHA GÜVENLİ OLACAK…

  • Geçmiş döneme ait yasal olarak korunması gereken ve üzerinde işlem gören dosyalarınızın ve belgelerinizin dijital ortama aktarılması sağlanacak...
  • Kurum ve şirketinizin arşiv altyapısı oluşturulacak...
  • Günlük üretilen belgeleriniz taranarak ilgili dosyasına entegre edilecek...
  • Arşiv verilerinize hızlı erişim sağlayacaksınız…
  • Kurumunuz ve şirketinizin iş ve işlemlerinde performansınız artacak...
  • Dosya ve evrak kayıplarının önüne geçeceksiniz...
  • Arşiv belgelerinin fotokopi ile çoğaltılmasının önüne geçecek ve gölge dosyalar oluşturmayacaksınız…
  • Dijitallleştirme ile, arşiviniz koruma altına alınacak ve muhtemel felaket durumları yaşamayacaksınız...
  • Dijital Arşiv Projesi ile arşivdeki tüm veriler üzerinden rapor alabileceksiniz…
  • Tüm dosya ve belgeleri inceleyebilecek ve arşivden azami ölçüde istifade edebileceksiniz...

Arşivleri muhafaza etmenin yanında, arşivdeki bilgiye erişmek önemlidir.
Kurum ve şirketlerin hafızası olan arşivleri düzenliyoruz ve bilgiye daha kolay erişiminizi sağlıyoruz...